5 Giải Pháp Phần Mềm Biên Bản Họp Tốt Nhất Năm 2024
Phần mềm ghi biên bản cuộc họp rất cần thiết cho bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp hoặc nhóm nào muốn theo dõi các cuộc thảo luận trong cuộc họp. Những công cụ này không chỉ đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất ý kiến mà còn tạo ra một bản ghi quan trọng về các quyết định và cuộc trò chuyện để có thể tham khảo sau này. Ngoài ra, phần mềm ghi biên bản cuộc họp còn cung cấp cấu trúc và hướng dẫn cho người tham gia bằng cách phác thảo chương trình họp, giúp người tham dự tập trung và theo dõi tiến trình trong suốt cuộc họp. Những công cụ này nâng cao hiệu quả bằng cách giảm bớt phiền nhiễu và đảm bảo rằng các chủ đề chính được giải quyết kịp thời và hiệu quả.
Với sự phong phú của các tùy chọn phần mềm ghi phút cuộc họp hiện có, việc chọn đúng phần mềm có thể là một thách thức. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ khám phá 11 giải pháp phần mềm ghi phút họp tốt nhất hiện có vào năm 2024 để giúp bạn đưa ra lựa chọn sáng suốt. Chúng tôi sẽ kiểm tra các tính năng, gói giá, tích hợp và hơn thế nữa để đảm bảo bạn tìm được giải pháp tốt nhất cho nhu cầu của mình. Đến cuối bài đăng này, bạn sẽ biết rõ phần mềm lập biên bản cuộc họp nào phù hợp nhất với tổ chức của bạn.
5 phần mềm biên bản cuộc họp tốt nhất nên dùng thử ngay!
Những công cụ lập biên bản cuộc họp này được thiết kế để đơn giản hóa quy trình ghi chú của bạn trong cuộc họp đồng thời cung cấp các tính năng mạnh mẽ như công cụ cộng tác, lưu trữ dữ liệu an toàn, v.v. Cho dù bạn cần một ứng dụng ghi chú đơn giản hay một giải pháp doanh nghiệp toàn diện, danh sách này đều có các tùy chọn để đáp ứng nhu cầu của bạn.
1. ChetsPMS
ChetsPMS nổi bật là giải pháp phần mềm ghi phút họp hàng đầu hiện nay, nổi tiếng với giao diện thân thiện với người dùng và bộ tính năng toàn diện. Nó hợp lý hóa quy trình ghi lại, quản lý và chia sẻ biên bản cuộc họp, giảm bớt gánh nặng khi kết thúc cuộc họp theo cách thủ công trong thời gian thực. Dưới đây là một số tính năng chính giúp ChetsPMS trở thành sự lựa chọn đặc biệt:
1. Ghi biên bản cuộc họp: Người tham gia có thể dễ dàng ghi lại các cuộc thảo luận trong thời gian thực, đảm bảo ghi lại chính xác và chia sẻ ngay lập tức với những người tham dự khác. Nó nêu bật các quyết định quan trọng và ghi lại các điểm hành động cho các nhiệm vụ tiếp theo liên quan đến từng mục trong chương trình nghị sự.
2. Tổ chức Biên bản cuộc họp: Với giao diện trực quan, người dùng có thể nhanh chóng lưu trữ biên bản ở định dạng có thể tìm kiếm, tạo điều kiện dễ dàng xem lại các chủ đề và cuộc thảo luận trước đây. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu sàng lọc các email dài để nhớ lại chi tiết từ các cuộc họp trước đó.
3. Sao chép cuộc họp: Tính năng này cho phép người dùng sao chép các cuộc họp dễ dàng, tiết kiệm thời gian và công sức khi thiết lập các cuộc họp định kỳ hoặc tương tự.
4. Hành động tiếp theo: Cuộc họp ChetsPMS cho phép người dùng chỉ định các hành động tiếp theo cho người tham dự, đảm bảo rằng các quyết định đưa ra trong cuộc họp được thực hiện kịp thời. Tính năng này giúp theo dõi trách nhiệm giải trình và tiến độ sau cuộc họp.
5. Các quyết định quan trọng: Người dùng có thể nêu bật và ghi lại các quyết định quan trọng được đưa ra trong cuộc họp bằng ChetsPMS Meet. Điều này đảm bảo rằng các kết quả quan trọng được ghi lại và dễ dàng tham khảo cho các cuộc thảo luận hoặc theo dõi trong tương lai.
6. Thêm vào Bảng chấm công: ChetsPMS Meet tích hợp hoàn hảo với hệ thống quản lý bảng chấm công, cho phép người dùng ghi lại giờ họp trực tiếp từ giao diện cuộc họp. Điều này giúp đơn giản hóa việc theo dõi thời gian và đảm bảo lập hóa đơn hoặc tính chi phí dự án chính xác.
Giá cả:
Bản dùng thử miễn phí có sẵn trong 1 năm
Tiêu chuẩn: $10 mỗi tháng (thanh toán hàng năm)
Phí bảo hiểm: $50 mỗi tháng
Doanh nghiệp: Liên hệ Hỗ trợ để biết chi tiết về giá
Nhìn chung, ChetsPMS cung cấp một giải pháp mạnh mẽ để quản lý phút họp, đáp ứng nhu cầu của nhiều tổ chức khác nhau với giao diện trực quan và các tính năng mạnh mẽ.
2. nTask
nTask nổi lên như một giải pháp phần mềm ghi phút cuộc họp hàng đầu, tự hào về khả năng vận hành thân thiện với người dùng và bộ tính năng toàn diện. Nó hợp lý hóa quá trình gian khổ trong việc ghi lại, quản lý và phổ biến biên bản cuộc họp.
Bằng cách tận dụng công nghệ tiên tiến, nTask loại bỏ công việc tốn nhiều công sức của việc sao chép thủ công, sao chép liền mạch các bản ghi âm trong thời gian thực. Tính năng cải tiến này giúp giảm bớt nhu cầu ghi chú thủ công tẻ nhạt trong các cuộc họp.
Hơn nữa, nTask thúc đẩy sự cộng tác theo thời gian thực giữa những người dùng, cho phép nhiều người tham gia đóng góp vào cùng một tài liệu cùng một lúc. Điều này đảm bảo rằng tất cả chi tiết cuộc họp đều được ghi lại chính xác và chia sẻ ngay lập tức. Dưới đây là một số tính năng chính của nTask bao gồm:
Chia sẻ Biên bản cuộc họp: nTask cho phép người dùng chia sẻ biên bản cuộc họp với các bên liên quan bên ngoài bằng cách tạo liên kết hoặc mật khẩu chia sẻ. Điều này thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhóm làm việc ở các địa điểm hoặc phòng ban khác nhau trong một tổ chức.
Tùy chọn xuất: Người dùng có thể linh hoạt xuất biên bản cuộc họp ở định dạng PDF, tạo điều kiện tích hợp liền mạch với máy tính của họ.
Ghi lại Biên bản cuộc họp: Người tham gia có thể dễ dàng ghi lại các cuộc thảo luận trong cuộc họp theo thời gian thực, đảm bảo ghi lại chính xác và chia sẻ ngay lập tức với những người tham dự khác. Tính năng này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc gắn cờ các quyết định quan trọng và ghi lại các điểm hành động cho các nhiệm vụ tiếp theo.
Tổng hợp ghi chú cuộc họp: Thông qua giao diện trực quan, người dùng có thể nhanh chóng sắp xếp các biên bản theo định dạng có thể tìm kiếm được, cho phép dễ dàng truy xuất các chủ đề và cuộc thảo luận trước đây. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu sàng lọc các email dài để nhớ lại chi tiết từ các cuộc họp trước đó.
Chia sẻ Biên bản cuộc họp: nTask cho phép người dùng chia sẻ biên bản cuộc họp với các bên liên quan bên ngoài bằng cách tạo liên kết hoặc mật khẩu chia sẻ. Điều này thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhóm làm việc ở các địa điểm hoặc phòng ban khác nhau trong một tổ chức.
Tùy chọn xuất: Người dùng có thể linh hoạt xuất biên bản cuộc họp ở định dạng PDF, tạo điều kiện tích hợp liền mạch với máy tính của họ.
Giá cả:
nTask cung cấp bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày.
Phí bảo hiểm: $3 mỗi tháng (thanh toán hàng năm)
Kinh doanh: $8 mỗi tháng
Doanh nghiệp: Liên hệ Hỗ trợ để biết chi tiết về giá
Về bản chất, nTask trao quyền cho các tổ chức một giải pháp mạnh mẽ để quản lý biên bản cuộc họp, tăng cường cộng tác và thúc đẩy năng suất.
3. Fellow
Fellow là phần mềm ghi biên bản cuộc họp được thiết kế để đơn giản hóa quy trình ghi chú và sắp xếp cho các nhóm. Phần mềm miễn phí này cho phép người dùng nắm bắt các quyết định thiết yếu, các mục hành động và các chi tiết thích hợp khác từ các cuộc họp, tạo điều kiện cộng tác hiệu quả. Tính năng chia sẻ thời gian thực đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm có quyền truy cập ngay vào thông tin cuộc họp mới nhất. Dưới đây là một số tính năng chính:
Người dùng có thể nhanh chóng tạo ghi chú cuộc họp, phân bổ các mục hành động cho các thành viên trong nhóm, đính kèm tệp và hợp nhất tất cả dữ liệu trong một trung tâm tập trung. Mọi hành động đều được ghi lại để dễ dàng tham khảo sau này.
Giao diện người dùng trực quan và thân thiện với người dùng, cho phép các cá nhân chuyển đổi ý tưởng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được một cách dễ dàng.
Fellow cung cấp các công cụ bổ sung như Trình tạo chương trình nghị sự, Trình quản lý tác vụ và Bảng yêu cầu tính năng, hỗ trợ ghi lại các ý tưởng và nhiệm vụ cuộc họp.
Trình tạo chương trình làm việc cho phép bổ sung nhanh chóng các chủ đề bằng cách nhập trực tiếp hoặc nhập từ các tài liệu hiện có.
Trong các cuộc họp, người dùng có thể thêm nhận xét hoặc câu hỏi theo từng chủ đề trong khi vẫn duy trì sự tập trung vào các chủ đề thảo luận tổng thể.
Trình quản lý tác vụ đơn giản hóa các dự án phức tạp bằng cách chia chúng thành các nhiệm vụ có thể quản lý được, đảm bảo các nhóm luôn đi đúng hướng trong các cuộc họp kéo dài.
Nhiệm vụ có thể được phân công trực tiếp trong công cụ biên bản cuộc họp, với ngày đến hạn được đặt để quản lý thời gian hiệu quả.
Bảng yêu cầu tính năng tạo điều kiện cho việc động não có cấu trúc, hỗ trợ việc sắp xếp mức độ ưu tiên của các mục tiêu và xác định các chủ đề lặp lại trong các phiên.
Tính năng này cũng giúp giảm bớt phiền nhiễu do các cuộc trò chuyện lặp đi lặp lại rải rác trên nhiều email hoặc cuộc trò chuyện trong các dự án kéo dài vì tất cả thông tin đều được tự động lưu trữ và sắp xếp trong công cụ.
Giá cả:
Phiên bản miễn phí có sẵn
Chuyên nghiệp: $6 mỗi người dùng mỗi tháng
Doanh nghiệp & Doanh nghiệp: Liên hệ với nhóm Hỗ trợ để biết chi tiết về giá.
4. Evernote
Evernote nổi bật là một trong những lựa chọn phần mềm biên bản cuộc họp hàng đầu trên thị trường. Công cụ quản lý tài liệu dựa trên đám mây này cung cấp nền tảng toàn diện để tạo, lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách liền mạch. Dưới đây là một số tính năng chính:
Evernote cung cấp cho người dùng một trung tâm tập trung để lưu trữ ghi chú, ảnh, bản ghi âm và các chi tiết cuộc họp khác, đơn giản hóa quá trình tham khảo và chia sẻ giữa các đồng nghiệp.
Người dùng có thể dễ dàng tạo tài khoản hoặc đăng nhập vào tài khoản hiện có để bắt đầu sử dụng tính năng lập biên bản cuộc họp của Evernote.
Việc thêm nội dung như văn bản, bản ghi âm hoặc hình ảnh thật dễ dàng, cho dù thông qua lệnh thoại, nhập liệu hay tùy chọn tải lên trực tiếp.
Nền tảng tự động lưu các bản cập nhật, loại bỏ nhu cầu lưu thủ công và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
Các tính năng tổ chức của Evernote, bao gồm gắn thẻ để lọc tìm kiếm, cho phép truy cập dễ dàng vào thông tin cuộc họp có liên quan trong nhiều khung thời gian và bối cảnh khác nhau.
Giá cả:
Phiên bản miễn phí có sẵn
Evernote Personal: 10,83 USD mỗi tháng
Evernote Business: 14,17 USD mỗi tháng
5. Google Docs
Google Docs nổi tiếng là một trong những ứng dụng xử lý văn bản dựa trên đám mây hàng đầu trên toàn cầu, được áp dụng rộng rãi để tạo biên bản cuộc họp nhờ tính linh hoạt và thiết kế thân thiện với người dùng. Đây là những điều khiến Google Docs trở thành một phần mềm ghi biên bản cuộc họp mẫu mực và các tính năng chính:
Cộng tác: Nhiều thành viên trong nhóm có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu đồng thời, thúc đẩy việc chia sẻ và cộng tác thông tin liền mạch trong thời gian thực trong các cuộc họp.
Nhập liệu tức thì: Người tham gia có thể đóng góp thông tin chi tiết của họ trong cuộc họp mà không bị chậm trễ vì tất cả người dùng đều có thể hiển thị các chỉnh sửa ngay lập tức. Ghi nhãn rõ ràng về các thay đổi đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Mẫu: Google Tài liệu cung cấp các mẫu chuyên dụng được thiết kế riêng cho biên bản cuộc họp, hợp lý hóa quy trình lập tài liệu bằng cách cung cấp định dạng có cấu trúc nhất quán trong các cuộc họp.
Lưu trữ an toàn: Tài liệu được lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây của Google, bảo vệ khỏi mất dữ liệu và đảm bảo lưu giữ những đóng góp có giá trị.
Truy xuất hiệu quả: Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ của Google đơn giản hóa việc đánh giá sau cuộc họp bằng cách cho phép truy xuất nhanh thông tin cụ thể bằng cách sử dụng các từ khóa có liên quan.
Giá cả:
Phiên bản miễn phí có sẵn
Người bắt đầu kinh doanh: $ 6 mỗi tháng
Tiêu chuẩn doanh nghiệp: $12 mỗi tháng
Doanh nghiệp Plus: $18 mỗi tháng
Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết chi tiết về giá.
Với các tính năng mạnh mẽ và khả năng truy cập, Google Docs đóng vai trò là công cụ không thể thiếu để quản lý cuộc họp hiệu quả và có tổ chức.
Phần kết luận
Để kết luận, chúng tôi đã giới thiệu tuyển tập một số công cụ lập biên bản cuộc họp ấn tượng nhất hiện có. Tuy nhiên, điều cần lưu ý là những tùy chọn này không phải là những tùy chọn duy nhất đáng để khám phá. Chúng tôi khuyến khích bạn tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng và đăng ký các chương trình dùng thử miễn phí do nhiều nhà cung cấp phần mềm lập biên bản họp khác nhau cung cấp để đánh giá mức độ phù hợp của chúng với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.
Lựa chọn kế hoạch dùng thử là một cách tiếp cận thận trọng để đánh giá phần mềm, giảm thiểu rủi ro về các chi phí không lường trước được và đảm bảo rằng bạn tìm được kế hoạch phù hợp cho tổ chức của mình.
Chúc bạn may mắn trong quá trình khám phá và chúc bạn khám phá được giải pháp ghi phút họp hoàn hảo để nâng cao hoạt động kinh doanh của mình!