Hoe Maak Je Een Kennisbank Voor Klanten? Een Stap-voor-stap Handleiding

Bent u op zoek naar manieren om uw klantenservice te verbeteren? Investeer dan in een kennisbank, een beslissing die aanzienlijke voordelen op de lange termijn oplevert. Ontdek de talloze voordelen van het implementeren van een kennisbank voor selfservice voor klanten en ontdek hoe u uw eigen kennisbank kunt opzetten.

Waarom zou u, in een wereld waarin tijd van essentieel belang is, uw klanten laten wachten op antwoorden op veelgestelde vragen of uw supportteam laten wachten op steeds terugkerende vragen? Er bestaat een efficiëntere aanpak, die uw klanten in staat stelt zelfstandig en in minder tijd oplossingen te vinden.

Om de last voor uw supportteam te verlichten en de ontevredenheid van uw klanten te verminderen, kunt u de Self-Service Knowledge Base-oplossing overwegen. Door intuïtieve, visueel begeleide instructies op te nemen, kunt u uw klantenservice stroomlijnen en de loyaliteit van uw klanten vergroten, omdat ze gemakkelijk toegang hebben tot de antwoorden op de meeste van hun vragen.

Wat is een kennisbank voor klantenservice?

Een kennisbank bestaat uit artikelen die gericht zijn op veelgestelde vragen en is er in twee vormen: Intern en extern.

De interne kennisbank dient als bron voor uw medewerkers en biedt toegang tot nuttige informatie, standaard werkprocedures (SOP's), richtlijnen en beleidsregels. Als u geïnteresseerd bent in het opzetten van een interne kennisbank voor uw bedrijf, raden we u aan ons uitgebreide artikel over dit onderwerp te lezen voor waardevolle inzichten en tips.

Vandaag richten we ons echter op de externe kennisbank, ontworpen om uw klanten te helpen. Met een externe kennisbank kunnen uw klanten snel antwoorden vinden op hun vragen of toegang krijgen tot gedetailleerde handleidingen over verschillende processen.

Met ChetsPMS kunt u uw eigen externe kennisbank maken. U kunt deze vullen met grondige artikelen die zijn ingedeeld in specifieke groepen en uitbreiden met visuele hulpmiddelen zoals afbeeldingen, video's of links naar uitgebreide handleidingen op uw blog. Hierdoor kunnen uw klanten gemakkelijk de informatie vinden die ze nodig hebben, waardoor hun algehele ervaring met uw producten of diensten wordt verbeterd.

Waarom heb je het nodig?

Je zou de noodzaak van een externe kennisbank in twijfel kunnen trekken, in de veronderstelling dat mensen liever contact opnemen met het Support Team of tickets indienen dan zelf taken op te lossen.

De statistieken laten echter een ander verhaal zien: ongeveer 51% van de app-gebruikers en klanten van bedrijven geeft de voorkeur aan zelfondersteuning via een kennisbank. Bovendien gelooft meer dan 50% dat het voordeliger is om hun taken zelfstandig aan te pakken in plaats van contact op te nemen met het supportteam. Nog steeds twijfels?

In plaats van mogelijke wachttijden van 10 minuten, uren of zelfs dagen, is er direct een oplossing beschikbaar wanneer dat nodig is. Klanten geven de voorkeur aan een snelle oplossing van taken, waarvoor niet altijd een persoonlijke aanpak nodig is. Vandaar dat het belang van een eigen kennisbank duidelijk wordt - het vergemakkelijkt de snelle en duidelijke levering van informatie.

Hoewel het opzetten van een kennisbank voor uw bedrijf veel tijd en moeite kost, wegen de voordelen op de lange termijn ruimschoots op tegen de initiële investering. Het opbouwen van een sterke band met klanten is essentieel voor duurzaam zakelijk succes, waardoor de inspanning uiteindelijk de moeite waard is.

Hoe maak je een kennisbank voor selfservicesupport?

Het opzetten van een effectieve kennisbank voor self-service ondersteuning vereist zorgvuldige planning en uitvoering. Hier zijn zes eenvoudige stappen om u te helpen de beste kennisbank voor uw klanten te ontwikkelen:

Stap 1: Bepaal de structuur

Begin met te begrijpen welke informatie u in uw kennisbank wilt opnemen. Bekijk vragen van klanten om veelgestelde vragen (FAQ's) te identificeren. Maak daarnaast een "Aan de slag"-gids om nieuwe klanten in te werken. Structureer uw kennisbank van eenvoudige tot complexe onderwerpen, met inbegrip van FAQ's, handleidingen, gidsen, inwerkartikelen en informatie over de achtergrond en cultuur van uw bedrijf. Zorg voor gemakkelijke toegang tot ondersteuning via een speciale knop op elke pagina.

Stap 2: Volg een consistent ontwerp

Zorg voor consistentie door de stijl van uw merk op te nemen in de kennisbank. Gebruik de bestaande merkelementen van uw bedrijf of pas het ontwerp aan uw voorkeuren aan. Zorg voor een gebruiksvriendelijke navigatie, inclusief een zoekvak voor het eenvoudig terugvinden van informatie. Houd koppen eenvoudig en relevant en gebruik trefwoorden om de vindbaarheid te vergroten.

Stap 3: Schrijf duidelijke koppen

Maak duidelijke koppen die weerspiegelen hoe uw klanten hun vragen verwoorden. Gebruik veelgebruikte zinnen zoals "Hoe...", "Gebruikssituaties van...", "Wat is..." en "Waarom en hoe...". Gebruik de volledige namen van de functies van je producten of diensten om verwarring te voorkomen. Vereenvoudig koppen om de toegankelijkheid en doorzoekbaarheid te verbeteren.

Stap 4: Informatieve artikelen toevoegen

Stel artikelen samen die gemakkelijk te lezen zijn en waardevolle inzichten bieden. Gebruik duidelijke taal, vermijd academisch jargon en concentreer je op praktische oplossingen. Structureer de inhoud in een stap-voor-stap formaat voor meer duidelijkheid. Neem relevante links op naar aanvullende bronnen, zoals blog posts of gerelateerde artikelen.

Stap 5: Visuele inhoud opnemen

Vergroot het begrip door visuele elementen zoals afbeeldingen en video's toe te voegen. Gebruik schermafbeeldingen om concepten te illustreren en belangrijke informatie te benadrukken. Zorg ervoor dat visuele inhoud de geschreven instructies aanvult en het begrip verbetert. Maak gebruik van de mogelijkheden van ChetsPMS om verschillende soorten visuele inhoud toe te voegen voor een boeiende ervaring.

Stap 6: Publiceer op uw website

Zodra uw inhoud klaar is, publiceert u deze op uw website voor eenvoudige toegang. Gebruik tags om informatie te categoriseren en de navigatie te verbeteren. Gebruik de functies van ChetsPMS om toegangsrechten voor verschillende gebruikers of groepen te regelen via het klantenportaal. Deel uw kennisbank via externe links of exporteer het naar uw website en zorg ervoor dat wijzigingen in uw ChetsPMS-account tijdig worden bijgewerkt.

Door deze zes stappen te volgen, kunt u een uitgebreide en gebruiksvriendelijke kennisbank creëren die uw klanten in staat stelt zelfstandig oplossingen te vinden, waardoor hun algehele ervaring met uw producten of diensten verbetert.

Beste praktijken voor het beheren van uw kennisbank

Het effectief beheren van uw kennisbank is cruciaal om de relevantie en bruikbaarheid voor uw klanten te garanderen. Hier volgen enkele tips over hoe u uw kennisbank bijgewerkt en georganiseerd kunt houden met ChetsPMS:

1. Houd het bijgewerkt:

Bekijk en update uw kennisbank regelmatig om wijzigingen in uw producten, diensten of processen weer te geven. Dit omvat het bijwerken van artikelen met nieuwe interface-implementaties, wijzigingen in workflows als gevolg van wetgeving of andere relevante updates. Zelfs kleine veranderingen kunnen gevolgen hebben voor de gebruikerservaring, dus het is essentieel om alle informatie actueel te houden.

2. Visualiseer alles:

Vergroot de duidelijkheid van je artikelen door er visuele elementen zoals schermafbeeldingen of video's in op te nemen. Visuele hulpmiddelen kunnen klanten helpen om complexe concepten of processen beter te begrijpen, zodat ze gemakkelijker door je kennisbank kunnen navigeren en de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.

3. Delen:

Promoot uw kennisbank via verschillende kanalen, waaronder sociale media, supporttickets en communityforums. Moedig klanten aan om de kennisbank te gebruiken als een waardevolle bron voor zelfondersteuning. Zorg ervoor dat de links naar relevante artikelen leiden om verwarring te voorkomen en de gebruikerservaring te stroomlijnen.

4. Rangschik artikelen op gebruikerservaring:

Organiseer uw kennisbank op een logische manier die aansluit bij de reis van de gebruiker. Begin met inleidende artikelen om nieuwe gebruikers op weg te helpen, gevolgd door FAQ's en basisrichtlijnen. Meer geavanceerde informatie moet naar het einde van de kennisbank worden gebracht. Deze opeenvolgende indeling zorgt ervoor dat gebruikers gemakkelijk van fundamentele naar complexere onderwerpen kunnen gaan naarmate ze meer ervaring opdoen.

Door deze tips op te volgen en gebruik te maken van de functies van ChetsPMS voor artikelbeheer, kunt u een relevante en gebruiksvriendelijke kennisbank onderhouden die de selfservicebehoeften van uw klanten effectief ondersteunt.

Software voor kennisbank

Het creëren en beheren van een externe kennisbank kan inderdaad een ontmoedigende taak zijn, maar met ChetsPMS wordt het proces veel eenvoudiger. ChetsPMS biedt een kant-en-klare kennisbankoplossing, waardoor uitgebreide installatie- en aanpassingswerkzaamheden niet nodig zijn. U hoeft alleen maar uw eigen inhoud toe te voegen en u kunt aan de slag.

Met de gebruiksvriendelijke interface en aanpasbare functies van ChetsPMS kunt u uw kennisbank eenvoudig organiseren en bijwerken om aan de behoeften van uw klanten te voldoen. Of u nu een klein bedrijf of een grote onderneming bent, ChetsPMS biedt de tools en middelen die nodig zijn om een uitgebreide en effectieve kennisbank voor self-service ondersteuning te creëren.

Door gebruik te maken van het platform van ChetsPMS kunt u het proces van het opbouwen en beheren van uw kennisbank stroomlijnen, zodat u zich kunt richten op het leveren van uitzonderlijke klantenservice en ondersteuning. Zeg vaarwel tegen de complexiteit van het creëren en onderhouden van een kennisbank en hallo tegen de eenvoud met ChetsPMS.

Deel uw kennis met klanten

Met ChetsPMS heeft u de flexibiliteit om toegang te delen en rechten toe te kennen aan uw kennisbank, zodat u uw klanten efficiënt kunt helpen. De kennisbank is toegankelijk vanaf elk apparaat, of het nu een pc of een mobiele app is. Omdat ChetsPMS op een cloud-gebaseerd platform werkt, is alle informatie binnen handbereik. Klanten kunnen gemakkelijk de antwoorden vinden die ze nodig hebben, zelfs als ze niet in de buurt van hun computer zijn.

Deze toegankelijkheid zorgt ervoor dat uw klanten altijd en overal toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben, wat hun algehele ervaring met uw producten of diensten verbetert. Of ze nu onderweg zijn of op afstand werken, ChetsPMS stelt uw klanten in staat om gemakkelijk en efficiënt oplossingen te vinden.

Gemakkelijk zoeken naar onderwerpen

Om ervoor te zorgen dat uw klanten snel de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben, hebben we functies geïmplementeerd om hun zoekproces te stroomlijnen. Onze kennisbank bevat een handig zoekvak, waarmee klanten relevante informatie efficiënt kunnen vinden met behulp van trefwoorden. Daarnaast hebben we ingebouwde SEO-opties voor uw artikelen, waardoor ze beter zichtbaar en toegankelijker worden voor zoekmachines.

Bovendien bevat ons platform een gebruiksvriendelijke, uitgebreide editor, waarmee je eenvoudig artikelen kunt maken en aanpassen. Met de intuïtieve bewerkingstools tot je beschikking kun je informatieve en visueel aantrekkelijke inhoud maken om effectief aan de behoeften van je klanten te voldoen.

Door gebruik te maken van deze functies voorkom je dat je klanten onnodig veel tijd kwijt zijn met zoeken en stel je ze in staat om snel en moeiteloos antwoorden te vinden.

Samenwerken met uw klanten

Met ChetsPMS heeft u de mogelijkheid om rechten in te stellen voor uw klanten, zodat ze kunnen communiceren via opmerkingen op artikelen in de kennisbank. Deze functie dient als een waardevol hulpmiddel voor het verzamelen van feedback, suggesties en inzichten van uw klanten, die kunnen worden gebruikt om uw artikelen te verbeteren en uw algehele klantenservice te verbeteren.

Door klanten toestemming te geven om opmerkingen achter te laten, creëert u een samenwerkingsomgeving waarin klanten hun gedachten kunnen delen, vragen kunnen stellen en direct feedback kunnen geven in de kennisbank. Dit vergemakkelijkt niet alleen de communicatie tussen u en uw klanten, maar bevordert ook het gevoel van betrokkenheid en gemeenschap.

U kunt eenvoudig de toestemmingsinstellingen voor het klantenportaal beheren, zodat alleen bevoegde klanten de mogelijkheid hebben om opmerkingen achter te laten op artikelen. Dit helpt de integriteit en relevantie van de ontvangen feedback te behouden, zodat u deze effectief kunt inzetten voor het verfijnen van uw kennisbank en het optimaliseren van uw klantenservicestrategieën.

Alle kennis op één plek

Met ChetsPMS heeft u de flexibiliteit om meerdere kennisbanken aan te maken die voldoen aan uw unieke behoeften. Of u nu verschillende klantsegmenten bedient, producten of diensten aanbiedt in verschillende branches of afzonderlijke afdelingen binnen uw organisatie beheert, u kunt voor elk scenario een aparte kennisbank aanmaken.

Door meerdere kennisbanken aan te maken, kunt u de inhoud, structuur en rechten aanpassen aan de specifieke vereisten van elke doelgroep of afdeling. Dit stelt u in staat om uw klanten een gepersonaliseerd en efficiënt traject te bieden, waarbij u ervoor zorgt dat ze toegang hebben tot de meest relevante informatie en bronnen.

Met de robuuste toestemmingsinstellingen van ChetsPMS heeft u volledige controle over wie toegang heeft tot en kan bijdragen aan elke kennisbank. U kunt rechten toewijzen op basis van rollen, teams of individuele gebruikers, zodat alleen bevoegde personen de inhoud kunnen bekijken, bewerken of becommentariëren.

Bovendien kunt u elke kennisbank indelen volgens uw voorkeuren, door artikelen, categorieën en secties zo te rangschikken dat er een logische en intuïtieve navigatie-ervaring ontstaat voor uw klanten. Door dingen op hun plaats te zetten en de reis voor uw klanten aan te passen, kunt u hun tevredenheid vergroten en hen in staat stellen snel en gemakkelijk de antwoorden te vinden die ze nodig hebben.

Conclusie

Een kennisbank is een krachtig hulpmiddel voor het organiseren van informatie en het verbeteren van de efficiëntie van de klantenservice. Door bronnen op één toegankelijke locatie te centraliseren, kunnen klanten taken zelfstandig oplossen, waardoor uw supportteam kostbare tijd en middelen vrijmaakt om zich op belangrijkere taken te richten.

Een goed ontworpen kennisbank biedt bliksemsnelle toegang tot uitgebreide informatie, zodat klanten op elk moment oplossingen kunnen vinden, dag en nacht. Met onze uitgebreide Knowledge Base-oplossing kunt u uw klantenserviceproces stroomlijnen en de klantervaring naar nieuwe hoogten tillen.

Profiteer van onze gratis ChetsPMS proefperiode van 1 jaar om de voordelen van onze Knowledge Base-oplossing uit eerste hand te ontdekken. Ontdek hoe het een revolutie teweeg kan brengen in uw klantenserviceaanpak en hoe het kan zorgen voor meer tevredenheid en efficiëntie in uw organisatie.