8 Bagan Manajemen Proyek Teratas Yang Akan Digunakan Pada Tahun 2024
Jika Anda berkecimpung dalam manajemen proyek, Anda mungkin telah mengamati kurangnya bakat visual dalam berbagai tugas dan proses yang terlibat. Pada tahun 2024, daya tarik visual akan menjadi yang tertinggi. Hal ini tidak hanya memenuhi rentang perhatian kita yang pendek, tetapi juga mempercepat inisiasi proyek. Seperti halnya dalam tugas pribadi, daya tarik visual juga berpengaruh dalam dunia profesional; tanpanya, risiko penolakan akan membayangi.
Di sinilah bagan manajemen proyek berperan. Bagan ini menawarkan sarana visual yang menawan untuk memamerkan pekerjaan Anda, mengubah presentasi yang paling membosankan sekalipun menjadi tontonan yang menarik. Selain estetika, bagan-bagan ini memiliki tujuan penting: memecah data proyek yang rumit menjadi bagian-bagian yang mudah dicerna, memastikan semua orang yang terlibat mendapatkan informasi yang cukup dan selaras.
Namun, di tengah-tengah banyaknya aplikasi dan alat bantu dalam manajemen proyek, memilih bagan yang tepat bisa jadi sangat membingungkan. Pilihannya berlimpah dan disesuaikan dengan berbagai jenis proyek yang sangat banyak.
Oleh karena itu, dalam artikel ini, kami akan membahas delapan bagan manajemen proyek terbaik untuk tahun 2024. Tujuan kami adalah untuk memastikan proses pengembangan proyek Anda didokumentasikan dan dikelola secara menyeluruh, tanpa meninggalkan ruang untuk ambiguitas.
Jadi, mari kita mulai dari awal dan jelajahi apa saja yang dibutuhkan oleh bagan manajemen proyek.
Bagan Manajemen Proyek
Bagan manajemen proyek berfungsi sebagai penggambaran visual dari tugas dan proses yang sedang berlangsung atau dijadwalkan untuk masa depan dalam siklus pengembangan proyek. Selain merinci tugas dan proses, data ini juga dapat mencakup garis waktu kejadian proyek, yang sangat penting untuk menjaga koherensi. Meskipun MS Excel atau PowerPoint mungkin tampak sebagai pilihan yang layak, namun keduanya tidak memiliki kemampuan visualisasi yang melekat pada bagan. Representasi visual ini menyederhanakan pencarian data, sehingga pengguna tidak perlu memilah-milah dokumen yang panjang dan berulang kali. Bagan manajemen proyek menawarkan beberapa manfaat:
Memfasilitasi alokasi sumber daya untuk mencegah kelebihan atau kekurangan alokasi.
Menyederhanakan analisis kritis data perencanaan proyek, sehingga tidak perlu menavigasi kumpulan data yang besar.
Meningkatkan komunikasi tim proyek, menumbuhkan pemahaman yang lebih dalam dan aksesibilitas informasi proyek.
Memberikan gambaran umum singkat tentang kemajuan proyek dan tugas saat ini.
Karena itu, mari kita pelajari bagan manajemen proyek ini tanpa penundaan.
Bagan 8 PM yang Akan Digunakan pada Tahun 2024
Berikut adalah daftar semua bagan yang akan kita bahas dalam artikel ini.
Bagan Gantt
Bagan Batang
Struktur Perincian Pekerjaan
Matriks Analisis Pemangku Kepentingan
Garis Waktu Proyek
Diagram Alir Kumulatif
Bagan Pareto
Diagram Lingkaran
Mari kita lihat secara rinci semua bagan manajemen proyek dan cari tahu seberapa efektif dan seberapa penting bagan-bagan tersebut bagi bisnis Anda.
1. Bagan Gantt
Bagan Gantt menonjol sebagai salah satu bagan yang paling menarik secara visual yang akan kita bahas di sini. Bagan ini menawarkan gambaran visual yang komprehensif tentang semua tugas dan proses yang dijadwalkan untuk dieksekusi dalam jangka waktu tertentu. Sorotan utama dari bagan manajemen proyek yang luar biasa ini meliputi:
Identifikasi penerima tugas proyek yang terlibat dalam proses pengembangan proyek.
Indikasi yang jelas tentang tanggal mulai dan berakhirnya setiap tugas, memastikan informasi yang cukup tentang jadwal tugas.
Manajemen ketergantungan tugas untuk memastikan aliran tugas yang lancar tanpa hambatan.
Visualisasi semua tugas dalam proyek.
Presentasi seluruh jadwal proyek, memungkinkan para pemangku kepentingan untuk melacak pelaksanaan tugas dan proses.
Alokasi sumber daya untuk setiap tugas proyek.
Ketergantungan tugas mengacu pada hubungan antara dua tugas di mana satu tugas harus diselesaikan sebelum tugas berikutnya dapat dimulai. Durasi tugas menunjukkan waktu yang dialokasikan atau diperlukan untuk memastikan penyelesaian tugas yang akurat, mencegah sumber daya yang berlebihan.
Bagi mereka yang tertarik untuk menjelajahi bagan Gantt lebih jauh dan bereksperimen dengan ketergantungan dan durasi tugas, pertimbangkan untuk mencoba ChetsPMS. Ini adalah perangkat lunak manajemen proyek luar biasa yang mengintegrasikan bagan manajemen proyek yang mengesankan ini ke dalam platformnya.
2. Bagan Batang
Diagram batang pada dasarnya adalah representasi grafis yang menampilkan batang-batang persegi panjang. Panjang dan tinggi batang-batang ini sesuai secara proporsional dengan frekuensi dan nilai yang mereka wakili dalam konteks proyek. Diagram batang memiliki beberapa tujuan:
Mengilustrasikan angka relatif di berbagai kategori yang berkaitan dengan proses pengembangan proyek.
Menggambarkan setiap kategori data beserta distribusi frekuensi spesifiknya.
Memberikan representasi tren data yang lebih tepat, mengingat sifatnya yang berbasis frekuensi.
3. Struktur Perincian Pekerjaan
Work Breakdown Structure (WBS) adalah alat manajemen proyek luar biasa yang mengatur seluruh proses pengembangan proyek ke dalam struktur tugas seperti pohon hierarkis. Hal ini memudahkan pengorganisasian, manajemen, dan pelaksanaan tugas. Bagan yang luar biasa ini membantu dalam memecah seluruh proyek menjadi komponen yang lebih kecil dan mudah dikelola. Komponen-komponen ini memiliki berbagai tujuan:
Penugasan tugas yang berbeda untuk anggota tim pengembangan proyek.
Identifikasi potensi risiko dan ruang lingkup yang mungkin berdampak pada proyek dan proses pengembangannya.
Pengorganisasian semua tugas dan proses yang terlibat dalam pengembangan proyek.
Alokasi sumber daya yang terkait dengan proyek secara terstruktur.
4. Matriks Analisis Pemangku Kepentingan
Matriks analisis pemangku kepentingan berfungsi sebagai instrumen manajemen proyek yang luar biasa, memungkinkan visualisasi yang mudah dari semua pemangku kepentingan dan keterlibatan mereka dalam proses pengembangan proyek. Berikut adalah beberapa fungsi yang difasilitasi oleh alat manajemen proyek ini:
Deteksi berbagai potensi risiko dan ruang lingkup yang dapat menghambat proses pengembangan proyek.
Pemanfaatan bagan untuk menunjukkan dengan tepat semua pemangku kepentingan yang terkait dengan proyek dan menilai risiko yang mereka timbulkan terhadap pengembangan proyek.
Identifikasi kepentingan yang dimiliki oleh setiap pemangku kepentingan yang terkait dengan proyek.
5. Garis Waktu Proyek
Bagan jadwal proyek pada dasarnya adalah penggambaran visual dari tujuan dan pencapaian yang ditetapkan oleh manajemen tingkat atas atau tim manajemen proyek untuk proyek tersebut. Bagan ini memberikan beberapa manfaat:
Identifikasi potensi penundaan yang dapat menghambat proses pengembangan proyek.
Memantau keseluruhan durasi proyek dari awal hingga akhir.
Melacak kemajuan proyek dan tugas-tugas individu.
6. Diagram Alir Kumulatif
Diagram alir kumulatif terbukti sangat menguntungkan untuk metodologi manajemen proyek Agile dan Kanban. Pada dasarnya, manajer proyek menggunakan bagan ini untuk memvisualisasikan perkembangan tugas dalam proses pengembangan proyek dan mengidentifikasi potensi hambatan. Selain itu, alat manajemen proyek ini dapat digunakan untuk:
Memantau total simpanan item dalam Rencana Pengembangan Proyek (PDP).
Mengidentifikasi hambatan yang terkait dengan proses.
Melacak kemajuan proyek secara keseluruhan.
Memantau kemajuan semua sprint yang terjadi dalam proses pengembangan proyek.
7. Bagan Pareto
Bagan manajemen proyek ini menggambarkan jumlah kumulatif dan frekuensi cacat yang ada dalam suatu produk atau proses pengembangan proyek, yang mencakup semua faktor yang dapat membahayakan kualitas proyek. Anda dapat menggunakan bagan yang luar biasa ini untuk:
Menentukan penyebab utama tugas.
Memvisualisasikan semua tugas dan penyebab utamanya dengan cepat.
8. Diagram Lingkaran
Terakhir, kami memiliki bagan Pie. Alat bantu manajemen proyek ini mengelompokkan berbagai kategori data yang berkaitan dengan proses manajemen proyek ke dalam beberapa bagian, masing-masing dengan identitas yang berbeda.
Panjang busur setiap irisan dalam diagram lingkaran sesuai dengan jumlah informasi yang diwakili terkait proyek.
Kesimpulan
Sebagai kesimpulan, ini adalah pilihan utama kami untuk bagan manajemen proyek terbaik yang tersedia untuk segera digunakan. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, ada banyak metode lain untuk memvisualisasikan data proses pengembangan proyek Anda, yang mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan dan preferensi spesifik Anda.