6 Logiciels De Suivi Des Réunions Pour Garder La Tête Froide
Vous souhaitez gérer efficacement vos réunions et vos tâches ? Le logiciel de suivi des réunions offre une solution. Ce logiciel simplifie le processus de création des ordres du jour, de coordination des ressources, de suivi des affectations et bien plus encore, en réduisant le besoin de suivi manuel et en rationalisant votre flux de travail.
Le logiciel de suivi des réunions centralise toutes les informations essentielles relatives aux réunions, ce qui permet d'accéder facilement aux détails vitaux. Par exemple, si vous organisez une réunion en ligne avec des participants répartis sur plusieurs fuseaux horaires, vous pouvez facilement consulter les disponibilités et assigner les tâches en conséquence.
Une fonction importante du logiciel de suivi des réunions est son système de rappel automatique. En programmant des notifications à l'avance, vous pouvez éviter d'oublier des événements ou des tâches importants liés aux réunions, ce qui garantit que tout le monde est informé et préparé.
De plus, si quelqu'un ne respecte pas une échéance, le logiciel de suivi des réunions avertit rapidement les autres membres de l'équipe, évitant ainsi tout retard dans la préparation de la réunion. Il n'est donc plus nécessaire de faire appel à la mémoire manuelle, par exemple en recherchant dans les courriels ou en prenant des notes.
Que vous gériez une entreprise en pleine croissance ou que vous coordonniez de grands événements, le logiciel de suivi des réunions offre une plateforme fiable pour une organisation et une communication efficaces, ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire le stress.
Comment suivre une réunion
Avez-vous souvent besoin d'une meilleure organisation pour vos réunions ? Si oui, envisagez d'utiliser un logiciel de suivi de réunion. Cette technologie est conçue pour vous simplifier la vie en centralisant toutes les informations relatives à vos réunions en un seul endroit accessible.
Grâce au logiciel de suivi des réunions, vous pouvez facilement contrôler les présences, la programmation et les actions à entreprendre, ce qui simplifie la gestion de vos réunions. Il élimine la nécessité de gérer manuellement les informations ou de prendre des notes pendant les sessions.
Ce logiciel permet aux chefs d'entreprise et aux dirigeants de superviser efficacement leurs opérations internes, en veillant à ce que les informations importantes soient stockées en toute sécurité et facilement accessibles, sans risque d'erreur humaine ou d'égarement des documents.
Les avantages liés à l'utilisation d'un logiciel de suivi des réunions de qualité vont au-delà de la gestion des données. Les outils modernes permettent le stockage numérique des ordres du jour et des fichiers associés, améliorant ainsi l'accessibilité pour toutes les parties prenantes.
En outre, de nombreux systèmes offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que des chatbots pour la prise de notes à distance pendant les conférences ou des commandes vocales pour une navigation efficace.
Investir dans un système de suivi des réunions efficace offre de nombreux avantages, notamment une efficacité accrue et des économies. Il réduit les coûts de main-d'œuvre manuelle et permet aux membres d'équipes internationales de participer à des événements numériques sans encourir de frais de déplacement importants.
La liste des 6 meilleurs logiciels de suivi des réunions
Le suivi efficace des réunions peut s'avérer difficile, en particulier lorsque plusieurs organisations sont impliquées. Toutefois, les logiciels de suivi des réunions offrent une solution à ce tâche, en facilitant le maintien de l'organisation et la gestion des tâches de planification des réunions.
Les 6 meilleurs logiciels de suivi des réunions (dont ChetsPMS, nTask, Fuze, Infinity, HubSpot Meetings et Zoom) fournissent des plateformes intuitives permettant aux équipes de gérer les événements du calendrier, les attributions de tâches, le partage de documents et l'organisation des listes au sein d'une seule application.
Ces logiciels vont des services basés sur le cloud aux solutions complètes conçues pour la gestion des réunions d'entreprise, simplifiant la collaboration et garantissant que tout le monde reste connecté et aligné sur des objectifs communs.
Au-delà de l'amélioration de la productivité des équipes, ces outils offrent une gamme de fonctionnalités pour répondre aux divers besoins organisationnels et aux préférences individuelles. Ils prennent notamment en charge les fuseaux horaires, les notifications push, les options de planification multilocale et les rapports d'analyse détaillés sur les niveaux de participation et d'activité pour les conférences téléphoniques ou les réunions en face-à-face.
1. ChetsPMS
Dans le monde du travail actuel, où tout va très vite, il peut être difficile de rester au courant des réunions, des échéances et des tâches à accomplir. C'est là qu'intervient un logiciel avancé de suivi des réunions comme ChetsPMS, qui offre une solution pour vous faciliter la vie.
ChetsPMS est un outil de gestion de projet de pointe qui intègre les fonctionnalités CRM et HRM, facilitant une collaboration transparente pour les individus et les équipes. En organisant sans effort les tâches, les projets et les réunions, ChetsPMS rationalise les processus de travail.
Doté d'une interface utilisateur intuitive, ChetsPMS permet aux équipes de stocker en toute sécurité les détails des projets dans le nuage tout en surveillant l'avancement des tâches assignées en temps réel. De plus, ses rappels intégrés aident à assurer la responsabilité en incitant à compléter les tâches en temps voulu.
Caractéristiques principales
Collaboration d'équipe - Permet aux équipes de travailler ensemble sur des projets en temps réel, sans retard ni tâche de connectivité.
Affectation des ressources - Affectez automatiquement les ressources nécessaires, en veillant à ce qu'aucune tâche ne soit négligée en raison de la disponibilité de la main-d'œuvre ou des compétences.
Rapports et suivi - Générer rapidement des rapports basés sur les données du projet pour faciliter l'analyse des performances et les ajustements nécessaires.
Tableau de bord personnalisable - Personnalisez votre espace de travail avec des widgets personnalisables comme les notes, les tâches, les annonces et les calendriers pour une organisation simplifiée des données.
Dépendances des tâches - Établissez des conditions préalables pour les tâches, en veillant à ce qu'elles soient achevées avant que d'autres ne soient activées, afin que les équipes restent concentrées sur les objectifs en cours.
Intégrations - Connexion transparente à plus de 100 applications tierces telles que Slack, Zoom Meeting et PayPal, rationalisant les processus et réduisant les saisies manuelles.
Planification de réunions - Planifiez efficacement des réunions avec des membres de l'équipe ou des contacts externes en un seul endroit, avec la possibilité de définir des rappels.
Mobilité - Accédez aux informations relatives aux réunions à partir de n'importe quel appareil pour rester informé, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez.
Attribution de tâches - Attribuez et marquez rapidement les tâches liées à des réunions spécifiques comme étant terminées, afin de maintenir l'organisation et l'efficacité.
Prix - ChetsPMS offre un essai gratuit d'un an pour un maximum de cinq utilisateurs, avec des plans payants à partir de 10 $ par mois pour 15 utilisateurs lorsqu'ils sont facturés annuellement, jusqu'à 100 $ par mois pour 15 utilisateurs avec une facturation mensuelle, avec des réductions disponibles pour la facturation annuelle.
Avis - Les utilisateurs apprécient la facilité du processus d'installation et les plans de valeur personnalisés, ainsi que l'excellent service clientèle. Certains notent que le design de l'interface pourrait être mis à jour et que l'absence de prise en charge des applications mobiles peut être un inconvénient pour les utilisateurs qui préfèrent accéder à leur appareil portable.
Pour :
Organisation sans effort des tâches, des projets et des réunions
Suivi de la progression en temps réel
Rappels intégrés pour la responsabilisation des tâches
Stockage sécurisé dans le nuage pour les détails du projet
Collaboration transparente entre les équipes
Inconvénients :
La conception de l'interface pourrait bénéficier de mises à jour pour améliorer l'expérience de l'utilisateur.
L'absence d'application mobile peut poser des tâches aux utilisateurs qui préfèrent accéder à leur appareil portable.
2. nTask
Dans le monde du travail dynamique d'aujourd'hui, la gestion des réunions, des délais et des tâches peut s'avérer fastidieuse. C'est là que des logiciels avancés de suivi des réunions comme nTask interviennent pour vous simplifier la vie.
nTask est un outil de gestion de projet moderne conçu pour faciliter la collaboration entre les individus et les équipes. En organisant sans effort les tâches, les projets et les réunions, nTask rationalise les processus de travail. Son interface utilisateur intuitive permet aux équipes de stocker en toute sécurité les détails du projet dans le nuage tout en surveillant l'avancement des tâches assignées en temps réel. En outre, les rappels intégrés aident à garantir la responsabilité en incitant à terminer les tâches dans les délais impartis.
Caractéristiques principales
Collaboration d'équipe : Permet une collaboration en temps réel entre les équipes sans se soucier des retards ou des tâches de connectivité.
Partage de fichiers : Téléchargez facilement des fichiers depuis Dropbox ou Google Drive dans nTask, garantissant l'accès aux dernières versions des documents par tous les membres de l'équipe.
Allocation de ressources : Allouez automatiquement les ressources nécessaires pour éviter que des tâches ne soient négligées en raison de la disponibilité de la main-d'œuvre ou des compétences.
Rapports et suivi : Générer rapidement des rapports basés sur les données du projet pour faciliter l'analyse des performances et les ajustements nécessaires.
Tableau de bord personnalisable : Personnalisez votre espace de travail en choisissant parmi différents widgets, tels que les notes et les graphiques chronologiques, pour une organisation simplifiée des données.
Dépendances des tâches : Établissez des conditions préalables pour les tâches afin de rester concentré sur les objectifs actuels en veillant à ce qu'elles soient achevées avant que d'autres ne deviennent actives.
Intégrations : Connectez-vous de manière transparente à plus de 100 applications tierces, telles que Slack et Dropbox, afin d'automatiser efficacement les processus entre les systèmes.
Prix - nTask propose une version de base gratuite et des plans payants à partir de 8 $ par mois par utilisateur avec une facturation annuelle, jusqu'à 20 $ par mois par utilisateur avec une facturation mensuelle, en fonction des besoins des utilisateurs en termes de fonctionnalités. Des réductions spéciales sont disponibles pour les options de facturation annuelle.
Avis - Les utilisateurs apprécient la facilité d'utilisation de nTask, qui simplifie la configuration de l'espace de travail tout en maintenant un contrôle organisationnel, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité. De plus, les clients apprécient les réponses rapides du service client par email/chatbot, ce qui démontre l'engagement de nTask à satisfaire ses clients.
Avantages :
Processus d'installation facile
Plans de valeur personnalisés
Excellent service client
Possibilités d'intégration transparente
Inconvénients :
Le design de l'interface pourrait nécessiter une mise à jour
L'absence de prise en charge de l'application mobile peut gêner certains utilisateurs.
3. Fuze
Fuze se distingue en tant que logiciel de suivi de réunion basé sur le cloud, idéal pour les équipes distantes, offrant une suite de fonctionnalités avancées, notamment la vidéoconférence, les appels audio, la messagerie, le partage de fichiers et les outils de collaboration pour favoriser la connectivité de l'équipe. Qu'il s'agisse d'organiser des réunions d'équipe en ligne ou de se retrouver entre amis, Fuze est la plateforme idéale pour rester connecté.
Caractéristiques principales
Vidéoconférence : Connectez-vous avec jusqu'à 25 participants vidéo lors de réunions ou organisez des webinaires pouvant accueillir jusqu'à 20 000 participants dans le monde entier.
Appels audio et partage de fichiers : Partagez des documents en toute sécurité au sein de la plateforme et passez des appels audio VoIP de haute qualité à partir de n'importe quel appareil sans avoir à télécharger d'application supplémentaire.
Outils de collaboration : Échangez facilement des messages instantanés et créez des systèmes de gestion des tâches tels que des sprints et des projets au sein de chats spécifiques.
Intégration des systèmes de salle : Intégrez de manière transparente les solutions de systèmes de salle les plus répandues, telles que Microsoft Teams et Zoom, dans une plateforme unifiée.
Partage d'écran : Réalisez des présentations sur Fuze en partageant votre écran en temps réel tout en visualisant simultanément les réactions de l'équipe.
Tarifs - Fuze propose des plans tarifaires à partir de 8 $ par mois et par utilisateur pour le plan Standard, qui comprend un nombre illimité de réunions, d'enregistrements et de stockage, ainsi qu'une assistance de base et des capacités d'intégration pour des applications tierces telles que Salesforce et Slack. Les plans Premium, à partir de 20 $ par mois et par utilisateur, offrent une intégration supplémentaire et des services de transcription automatique.
Avis - Dans l'ensemble, Fuze reçoit des avis positifs de la part des utilisateurs qui saluent la fiabilité de ses fonctionnalités de visioconférence HD et la convivialité de son interface. Les utilisateurs apprécient la rapidité du processus d'installation, la facilité de programmation des réunions et les avantages économiques de la connectivité à distance, notamment en termes de réduction des frais de déplacement.
Avantages :
Interface conviviale pour une adoption facile
Voix et vidéo HD de haute qualité
Protocoles de sécurité complets
Plans tarifaires flexibles adaptés aux équipes de toute taille
Inconvénients :
Certaines fonctionnalités clés sont limitées en fonction de la formule choisie, comme l'inscription à des salons de discussion.
La diffusion en continu d'événements n'est incluse dans aucune formule, et il faut passer à la formule supérieure pour y avoir accès.
4. Infinity
Infinity est une plateforme de gestion de réunions complète qui rationalise l'organisation de vos réunions du début à la fin. Avec des fonctionnalités de planification, de rappel, de suivi des présences et bien plus encore, Infinity assure une gestion transparente des flux de travail. Les utilisateurs peuvent facilement accéder aux détails des réunions, y compris les ordres du jour et les notes, ce qui facilite une collaboration efficace et le suivi des tâches pour les équipes. Son interface conviviale offre tous les outils nécessaires aux entreprises qui privilégient la productivité et la gestion du temps.
Caractéristiques principales
Planification de réunions - Planifiez sans effort les réunions à venir à l'aide de l'interface intuitive de type glisser-déposer. Personnalisez les rappels et automatisez les réunions récurrentes en fonction de vos préférences ou de vos critères.
Ordres du jour automatisés - Les ordres du jour sont générés automatiquement en fonction des sujets de réunion, ce qui garantit des discussions productives avec des informations essentielles disponibles avant chaque session.
Visualisations de données - Obtenez des informations grâce à des visualisations de données interactives, ce qui simplifie la détection des tendances et des modèles sans les inconvénients des saisies manuelles ou de la paperasserie.
Calendrier interactif - Visualisez facilement les réunions passées, présentes et futures grâce à la fonction de calendrier interactif. Faites un zoom arrière pour obtenir une vue d'ensemble ou plongez dans les événements individuels pour obtenir des informations détaillées.
Partage sécurisé - Partagez des documents en toute sécurité avec les membres de votre équipe avant, pendant ou après les réunions, sans craindre un accès non autorisé à des informations sensibles.
Tarification - Infinity propose différents plans tarifaires adaptés aux contraintes budgétaires de chacun, offrant un accès et une utilisation illimités sur plusieurs appareils. Les plans vont des fonctionnalités de base gratuites aux solutions d'entreprise, avec des prix allant de 80 à 250 $ par utilisateur et par mois en fonction des fonctionnalités incluses.
Avis - Infinity reçoit des avis extrêmement positifs de la part d'utilisateurs de différents secteurs, qui font l'éloge de sa conception intuitive et de sa gamme de fonctionnalités utiles. Qu'il s'agisse d'une PME ou d'une grande entreprise, les utilisateurs apprécient l'augmentation de la productivité et de l'organisation facilitée par les fonctionnalités d'Infinity.
Avantages :
Les raccourcis clavier simplifient la navigation
Les multiples options de gestion des plages de dates améliorent le filtrage
Synchronisation rapide des calendriers sur les appareils mobiles
Conception conviviale accessible aux utilisateurs de tous niveaux d'expérience
Inconvénients :
L'intégration limitée avec des applications tierces peut constituer un inconvénient pour certains utilisateurs.
Les options de paramétrage limitées, telles que le stockage de fichiers à distance, nécessitent des étapes supplémentaires pour les modifications.
Assistance limitée aux jours de la semaine
5. HubSpot Meetings
HubSpot Meetings est un logiciel convivial de suivi et de planification de réunions en ligne, qui rationalise le processus d'organisation, de suivi et de gestion des réunions. Cet outil simplifie l'organisation des réunions sur n'importe quel appareil et permet de gérer facilement les détails tels que les courriels de suivi. Les fonctionnalités comprennent des courriels de rappel automatisés, des paramètres de rappel personnalisables et des préférences de notification pour s'assurer que les utilisateurs restent informés des événements importants.
Caractéristiques principales
Programmation de réunions : Planifiez rapidement des réunions avec des membres de l'équipe ou des contacts externes dans un emplacement central, avec la possibilité de configurer des rappels à l'avance.
Envoi flexible d'invitations : Invitez les participants par le biais d'une adresse électronique, d'un lien de calendrier ou d'une URL unique pour faciliter l'accès aux réunions.
Mobilité : Accédez aux informations relatives aux réunions à partir de n'importe quel appareil pour rester informé des mises à jour importantes, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez.
Rappels automatiques : Recevez des notifications automatiques pour les réunions à venir, réduisant ainsi le risque d'oubli.
Prêt pour l'intégration : Intégrez HubSpot Meetings à d'autres outils tels que Google Calendar et Outlook Calendar pour une meilleure accessibilité.
Tarifs - HubSpot propose quatre plans tarifaires adaptés à la taille et aux besoins des organisations. Ces plans vont des plans Starter, Pro et Business pour les équipes nécessitant des fonctions de personnalisation complètes, aux solutions de niveau Entreprise pour les besoins plus avancés. Les prix commencent à 20 $ par mois et par utilisateur pour le plan Starter et vont jusqu'à 99 $ par mois et par utilisateur pour le plan Business.
Critiques - Les commentaires des clients soulignent que HubSpot Meetings est un outil simple mais puissant pour organiser des réunions plus efficacement. Les utilisateurs apprécient sa facilité d'utilisation, ses capacités de planification rapide et ses fonctions de collaboration efficaces, ce qui en fait un outil idéal pour la communication à distance. La possibilité de personnaliser les paramètres en fonction des besoins individuels ajoute à son attrait, en particulier pour ceux qui interagissent régulièrement avec des clients ou des collègues à distance.
Avantages :
Processus d'installation facile
Période d'essai gratuite
Fonctions hautement personnalisables
Fonctionnalité de chat intégrée
Inconvénients :
Options d'assistance limitées
Des tâches occasionnels de synchronisation entre les calendriers peuvent survenir.
6. Zoom
Zoom s'est imposé comme l'une des principales solutions de communication basées sur le cloud, réputée pour ses fonctions d'appel audio et vidéo de qualité HD accessibles sur différents appareils, y compris les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables et les smartphones. Il propose une gamme d'outils tels que le partage d'écran et les capacités d'enregistrement, améliorant ainsi l'efficacité des présentations à distance.
Ce qui distingue Zoom de ses concurrents tels que Skype ou Facetime, c'est sa capacité à organiser des réunions virtuelles pouvant accueillir jusqu'à 1 000 participants simultanément. Cela en fait un choix idéal pour les grandes équipes réparties dans le monde entier qui ont besoin de rester connectées sur des projets cruciaux et de suivre l'évolution des progrès sans se réunir physiquement.
Caractéristiques principales
Vidéoconférence : Prend en charge jusqu'à 1 000 participants simultanément avec des flux vidéo et audio de qualité HD.
Partage d'écran : Permet aux participants de partager l'écran de leur ordinateur pendant les réunions.
Messagerie : Communiquez facilement avec n'importe quel utilisateur au sein de votre organisation grâce au système de chat de Zoom.
Enregistrement : Enregistrez les sessions d'appels à distance pour les partager ultérieurement en interne ou en externe.
Outils de collaboration : Utilisez les annotations du tableau blanc et les questions/sondages dans les présentations en temps réel.
Tarifs - Zoom propose différents plans tarifaires, dont un plan gratuit permettant des réunions individuelles illimitées et des réunions de groupe limitées (jusqu'à 40 minutes par appel). Le plan Pro, au prix de 14,99 $ par mois facturé annuellement, inclut 5 Go de stockage dans le nuage, tandis que le plan Business, au prix de 19,99 $ par mois facturé annuellement, offre 10 Go de stockage dans le nuage.
Avis - Les utilisateurs font l'éloge de Zoom pour son interface intuitive et son support client fiable, ce qui lui vaut une note moyenne de quatre étoiles sur cinq sur les principaux sites d'avis comme TrustPilot, G2Crowd et PCMag. Il facilite les interactions entre les équipes de l'entreprise, quelle que soit la distance physique.
Avantages :
Interface conviviale facilitant une prise en main rapide pour les utilisateurs novices.
Système de stockage sécurisé dans le nuage garantissant la sécurité des données.
Capacités de collaboration intégrées éliminant le besoin d'applications tierces.
Inconvénients :
L'absence de ligne d'assistance clientèle dédiée peut poser des tâches en cas de tâche.
Les options de personnalisation limitées peuvent ne pas répondre aux exigences techniques de toutes les entreprises.
En conclusion, Zoom offre une solution efficace pour répondre aux besoins de suivi, avec sa multitude de fonctionnalités et ses plans de prix compétitifs qui en font une option intéressante pour les entreprises à la recherche de solutions fiables pour l'organisation du travail à distance.
Conclusion
En résumé, les outils de suivi des réunions offrent aux organisations les moyens de maintenir des réunions organisées et ponctuelles. Ces solutions logicielles facilitent une planification transparente et automatisent la communication entre les participants à l'avance, ce qui réduit considérablement le chaos qui règne avant la réunion. En outre, ils permettent une planification efficace en catégorisant toutes les tâches discutées au cours de la réunion. En outre, ces outils sont dotés d'interfaces utilisateur intuitives, ce qui garantit un suivi facile des réunions avec un minimum d'efforts. L'utilisation d'applications de suivi des réunions garantit la productivité et l'organisation sans qu'il soit nécessaire de prendre des notes manuellement ou de dépendre de systèmes externes. Avec cette solution, les utilisateurs ont l'assurance que toutes les données sont stockées en toute sécurité, ce qui élimine le risque de perte.