Топ-7 функций, которые следует искать в бесплатных инструментах управления проектами

В современной динамичной и конкурентной бизнес-среде потребность в эффективных инструментах управления проектами как никогда высока. Независимо от того, руководите ли вы транснациональной корпорацией или небольшим стартапом, способность эффективно управлять проектами и беспрепятственно сотрудничать с ними является залогом успеха. По данным исследования, проведенного компанией Capterra, бесплатные инструменты управления проектами стали самым востребованным программным решением для организаций в США и других частях света. Это подчеркивает важнейшую роль, которую играют такие инструменты в оптимизации рабочих процессов и повышении производительности.

Однако, несмотря на неоспоримый спрос на бесплатные инструменты управления проектами, важно понимать, что не все инструменты созданы одинаковыми. Разнообразие организационных структур, рабочих процессов и типов проектов требует индивидуального подхода к выбору инструментов. То, что работает в одной организации, может не обязательно работать в другой. Поэтому выбор подходящего инструмента управления проектами требует тщательного учета различных факторов, включая уникальные требования вашей организации, размер вашей команды и характер ваших проектов.

Несмотря на необходимость настройки и гибкости, существуют определенные основные функции, которые являются универсальными в любом хорошем бесплатном инструменте управления проектами. Эти функции служат основой для эффективного управления проектами и незаменимы для развития сотрудничества, отслеживания прогресса и обеспечения успеха проекта. Опираясь на результаты исследования, проведенного Software Advice, давайте рассмотрим некоторые из этих ключевых функций, которые должны быть приоритетными при оценке бесплатных инструментов управления проектами:

Отслеживание проблем/багов

Проектирование и разработка программных продуктов - это сложный и итеративный процесс, который часто включает в себя несколько этапов, в том числе разработку концепции, планирование, разработку, тестирование и развертывание. На протяжении всего этого пути команды разработчиков программного обеспечения сталкиваются с различными задачами, одной из самых распространенных из которых является выявление и устранение ошибок или проблем. Эти задания могут проявляться в различных формах - от технических сбоев и ошибок кодирования до отсутствия информации, изменения политики или ошибочных записей в других отраслях.

Способность эффективно управлять и решать эти задания имеет первостепенное значение для обеспечения плавного хода проекта и успешного предоставления высококачественных продуктов или услуг. В противном случае это может привести к задержке проекта, превышению затрат и, в конечном итоге, к недовольству клиентов или заинтересованных сторон.

Чтобы снизить эти риски и сохранить контроль над сопровождением проекта, необходимо использовать надежную систему управления задачами в рамках инструмента управления проектами. Такая система позволяет командам систематически выявлять, документировать, определять приоритеты и отслеживать задания на протяжении всего жизненного цикла проекта. Централизовав управление задачами в специальном модуле или платформе, команды могут упростить коммуникацию, облегчить сотрудничество и обеспечить подотчетность членов команды.

Управление задачами

Эффективные бесплатные инструменты управления проектами должны предлагать комплексные возможности управления задачами, позволяя решать задачи разного уровня сложности. Независимо от того, управляются ли задачи самостоятельно или в рамках более крупного проекта, эти инструменты должны обеспечивать гибкость для удовлетворения различных требований, связанных с задачами. Это включает в себя такие функции, как создание, организация, назначение и отслеживание задач, обеспечивая бесперебойную координацию и контроль выполнения. 

Инструмент должен позволять пользователям эффективно управлять задачами и определять приоритеты - от простых списков дел до сложных зависимостей между задачами. Кроме того, такие функции, как категоризация, тегирование и фильтрация задач, улучшают организацию и облегчают навигацию по задачам. Удовлетворяя все тонкости управления задачами, бесплатные инструменты управления проектами позволяют командам оставаться организованными, сосредоточенными и продуктивными на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Управление документами

Документация играет ключевую роль в управлении проектами, служа хранилищем важнейшей информации и сведений на протяжении всего жизненного цикла проекта. Каждая грань процесса разработки проекта - от политики компании и требований к проекту до отзывов и обновлений клиентов - требует тщательного документирования. Поэтому эффективные бесплатные инструменты управления проектами должны предлагать надежные возможности управления документами, чтобы упростить этот важный аспект выполнения проекта.

Комплексная система управления документами в рамках инструмента управления проектами должна включать в себя функции, позволяющие пользователям создавать, управлять и хранить документацию без лишних усилий. Сюда входят такие функции, как создание, редактирование, контроль версий и безопасное хранение документов. Кроме того, инструмент должен облегчать обмен и совместную работу с помощью таких опций, как комментарии, аннотации и обмен файлами.

Предоставляя централизованную платформу для управления документами, бесплатные инструменты управления проектами позволяют командам поддерживать прозрачность, обеспечивать подотчетность и эффективную коммуникацию. Возможность эффективного доступа к документации и управления ею, будь то для регулярной обратной связи, соблюдения требований или для будущих справок, незаменима для успеха проекта.

Опции интеграции

Интеграционные возможности инструментов управления проектами означают способность программного обеспечения легко подключаться и работать с другими приложениями и платформами, обычно используемыми в вашей организации. 

Такие интеграции повышают производительность за счет оптимизации рабочих процессов и сокращения ручных задач. Среди распространенных вариантов интеграции - подключение к календарным приложениям, таким как Google Calendar или Microsoft Outlook, коммуникационным платформам, таким как Slack или Microsoft Teams, сервисам хранения файлов, таким как Google Drive или Dropbox, и системам управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), таким как Salesforce, но в ChetsPMS CRM-функциональность реализована в самом инструменте. 

Благодаря интеграции с этими инструментами программное обеспечение для управления проектами обеспечивает беспрепятственный обмен информацией между различными системами, что позволяет улучшить сотрудничество, коммуникацию и обмен данными между командами. Кроме того, интеграция позволяет пользователям использовать существующие инструменты и данные, повышая эффективность и сокращая необходимость переключаться между несколькими приложениями.

Отслеживание времени

Отслеживание проектов необходимо для обеспечения эффективного выполнения задач, соблюдения сроков и эффективного использования ресурсов. Независимо от того, отслеживается ли вся деятельность в целом или отдельные задачи по отдельности, инструменты управления проектами играют важнейшую роль в мониторинге прогресса и эффективности.

Одним из ключевых аспектов отслеживания проектов является управление временем. Благодаря точному учету времени, затраченного на выполнение каждой задачи, команды могут рассчитать продолжительность проекта, оценить расходы и более эффективно распределить ресурсы. Отслеживание времени также позволяет организациям оценивать эффективность работы сотрудников, поскольку дает представление о том, насколько эффективно используются ресурсы. Эти данные можно использовать для оценки производительности, выявления "узких мест" и оптимизации рабочих процессов.

Кроме того, учет рабочего времени играет важную роль в управлении заработной платой, поскольку позволяет рассчитать заработную плату сотрудника на основе отработанных часов. Автоматизируя этот процесс с помощью инструментов управления проектами, организации могут обеспечить точную и своевременную оплату труда своих сотрудников.

Планирование проектов

Планирование проекта - это краеугольный камень успешного управления проектом, включающий в себя тщательную оценку различных факторов, таких как бюджет, ресурсы, объем и сроки. Хорошо проработанный план обеспечивает структурированную основу для достижения целей проекта и гарантирует эффективное использование ресурсов.

Однако, несмотря на важность эффективного планирования, многие проекты сталкиваются с задачами из-за неадекватного или некачественного планирования. Согласно статистике, 49 % ИТ-проектов либо плохо спланированы, либо плохо выполняются, либо и то и другое вместе. Это подчеркивает острую необходимость в надежных методологиях и инструментах планирования для снижения рисков и повышения уровня успешности проектов.

При выборе приложения для управления проектами необходимо выбрать то, которое способствует эффективному планированию и выполнению проектов. Выбранный инструмент должен обладать функциями, позволяющими пользователям определять цели проекта, эффективно распределять ресурсы, определять масштаб проекта и устанавливать реалистичные сроки. Кроме того, инструмент должен гибко адаптироваться к изменяющимся требованиям проекта, позволяя пользователям изменять и корректировать параметры проекта по мере необходимости.

Гибкость действительно является ключевым фактором в инструментах управления проектами, поскольку проекты часто меняются с течением времени и могут потребовать увеличения или уменьшения масштаба в зависимости от меняющихся приоритетов или непредвиденных обстоятельств. Возможность настраивать рабочие процессы, корректировать распределение ресурсов и учитывать изменения в масштабах проекта очень важна для поддержания гибкости и оперативности проекта.

Управление ходом работ

Управление ходом выполнения проекта очень важно для отслеживания его эффективности и обеспечения своевременного завершения. Инструменты управления проектами предлагают различные способы визуализации хода работ, от простых отчетов до более продвинутых инструментов, таких как диаграммы Ганта и счетчики хода работ.

Диаграммы Ганта дают полный обзор задач проекта, сроков и зависимостей, обеспечивая визуальное представление хода выполнения. Счетчики прогресса предлагают упрощенное представление, отображая процент выполненных работ по отношению ко всей продолжительности проекта.

Бесплатные инструменты управления проектами должны предлагать ряд опций для отслеживания и управления отчетами о проделанной работе, позволяя командам настраивать представление в соответствии со своими предпочтениями и требованиями проекта. Будь то визуальные представления или подробные отчеты, эти инструменты позволяют командам эффективно отслеживать прогресс и принимать обоснованные решения, чтобы поддерживать проекты на должном уровне.

Наша рекомендация

Учитывая все вышеперечисленные особенности, ChetsPMS является одним из лучших бесплатных инструментов управления проектами, заслуживающих внимания. Он предлагает полный набор функциональных возможностей, включая Agile-управление проектами, CRM и HRM, интегрированных в единую платформу. Благодаря множеству модулей, охватывающих управление проектами, проведение совещаний, отслеживание проблем, продажи и расчет заработной платы, ChetsPMS представляет собой целостное решение для нужд организации.

Кроме того, ChetsPMS обладает интуитивно понятным интерфейсом, упрощающим выполнение задач и отслеживание прогресса, что делает его доступным для пользователей любого уровня подготовки. Продуманные функции и удобный дизайн обеспечивают бесперебойную совместную работу и эффективное управление рабочими процессами. Используя ChetsPMS, команды могут оптимизировать свои рабочие процессы, повысить производительность и с легкостью добиться успеха проекта. ChetsPMS предлагает 1 год бесплатной пробной версии для 5 пользователей. Так что регистрируйтесь сегодня на сайте https://chetspms.com и знакомьтесь с бесплатным инструментом управления проектами.