Углубленный обзор 5 фаз жизненного цикла управления проектами

Независимо от отрасли и компании, в которой вы работаете, понимание цикла управления проектами крайне важно. Эффективное управление проектами требует, чтобы каждая задача была успешно выполнена в срок, что требует бдительности и тщательного внимания к деталям.

Чтобы гарантировать безупречное выполнение всех процессов в рамках проекта, очень важно следовать фазам жизненного цикла управления проектами. Внимательное отношение к этим этапам гарантирует, что каждый аспект проекта будет выполняться гладко и в соответствии с графиком.

В этой статье мы рассмотрим пять фаз жизненного цикла управления проектами. Но сначала давайте определим, что собой представляет жизненный цикл проекта.

Что такое жизненный цикл проекта?

Жизненный цикл проекта - это структурированный пятифазный процесс, который помогает руководителям проектов эффективно управлять проектами от начала до завершения. Успешное прохождение каждой фазы приближает вас к достижению целей проекта.

Фазы жизненного цикла управления проектами

Существует пять основных этапов цикла управления проектами:

1. Инициация: Эта фаза закладывает основу, определяя цель и задачи проекта.

2. Планирование: Детальное планирование создает дорожную карту того, как проект будет выполняться и контролироваться.

3. Исполнение: На этом этапе основное внимание уделяется достижению результатов проекта.

4. Мониторинг и контроль: Непрерывное отслеживание гарантирует, что проект не сбился с пути и достиг своих целей.

5. Завершение: Заключительный этап завершает проект, обеспечивая выполнение всех поставленных задач и документирование извлеченных уроков.

Управление проектами - жизненно важный аспект любого успешного бизнеса. Оно включает в себя организацию, планирование и эффективное выполнение проектов. Жизненный цикл управления проектами состоит из пяти отдельных фаз, которые ведут проект от задумки до завершения. Понимание и реализация этих фаз может значительно повысить уровень успешности проектов.

1. Фаза инициации

Фаза инициации знаменует собой начало проекта. Эта фаза очень важна, поскольку она закладывает фундамент для всего проекта. Главная цель здесь - определить проект на широком уровне и определить, является ли проект осуществимым и стоит ли его выполнять.

Ключевые действия на этапе инициации:

• Разработка устава проекта: устав проекта - это документ, который официально утверждает проект. Он включает в себя цель, задачи и заинтересованные стороны проекта.

• Определение заинтересованных сторон: Заинтересованные стороны - это люди или группы, которые заинтересованы в результатах проекта. Выявление заинтересованных сторон на раннем этапе позволяет учесть их потребности и ожидания.

• Технико-экономическое обоснование: Это оценка практической целесообразности проекта. Оно включает в себя анализ технической, финансовой и операционной целесообразности.

• Определение объема проекта: Объем проекта определяет, чего он достигнет и какие работы потребуются для его завершения. Это помогает предотвратить "сползание" объема (неконтролируемые изменения или постоянный рост объема проекта).

Результаты фазы инициации:

• Устав проекта

• Реестр заинтересованных сторон

• Отчет о технико-экономическом обосновании

• Предварительный отчет об объеме проекта

2. Фаза планирования

После утверждения проекта на этапе инициации он переходит в фазу планирования. Эта фаза включает в себя детальное планирование, чтобы гарантировать, что проект будет завершен в срок, в рамках бюджета и будет соответствовать требуемым стандартам качества.

Основные виды деятельности на этапе планирования:

• Разработка плана управления проектом: В этом комплексном документе описывается, как будет выполняться, отслеживаться и контролироваться проект. Он включает в себя такие вспомогательные планы, как управление объемом работ, управление графиком, управление стоимостью, управление качеством, управление ресурсами, управление коммуникациями, управление рисками, управление закупками и управление заинтересованными сторонами.

• Определение видов деятельности и последовательности: Разбивка проекта на более мелкие задачи и определение последовательности их выполнения.

• Оценка ресурсов и продолжительности: Оценка необходимых ресурсов (человеческих, финансовых, материальных) и времени, необходимого для выполнения каждой задачи.

• Разработка расписания: Составление подробного расписания проекта с использованием таких инструментов, как диаграммы Ганта и метод критического пути (CPM).

• Планирование управления рисками: Выявление потенциальных рисков, оценка их влияния и разработка стратегий по их снижению.

Результаты фазы планирования:

• План управления проектом

• Структура разбивки работ (WBS)

• График проекта

• Смета расходов

• План управления рисками

3. Фаза выполнения

На этапе выполнения план проекта воплощается в жизнь. Эта фаза включает в себя координацию людей и ресурсов для выполнения плана проекта и получения результатов проекта.

Основные виды деятельности на этапе выполнения:

• Выполнение плана проекта: Выполнение задач в соответствии с планом управления проектом.

• Распределение ресурсов: Назначение нужных ресурсов на нужные задачи в нужное время.

• Управление командой: Руководство и управление командой проекта для обеспечения высокой производительности.

• Обеспечение качества: Обеспечение соответствия результатов проекта требуемым стандартам качества.

• Коммуникация и взаимодействие с заинтересованными сторонами: Информирование и вовлечение заинтересованных сторон путем регулярного обновления и проведения встреч.

• Управление закупками: Управление контрактами и поставщиками для обеспечения своевременной поставки товаров и услуг.

Результаты фазы выполнения:

• Результаты проекта

• Отчеты об исполнении

• Запросы на изменения

• Отчеты о качестве

4. Фаза мониторинга и контроля

Этап мониторинга и контроля проходит одновременно с этапом выполнения. Ее цель - отслеживание, анализ и регулирование хода и эффективности проекта, а также выявление областей, в которых необходимо внести изменения в план.

Основные виды деятельности на этапе мониторинга и контроля:

• Мониторинг производительности: Отслеживание прогресса проекта в сравнении с планом управления проектом с помощью ключевых показателей эффективности (KPI).

• Анализ отклонений: Сравнение фактических показателей с запланированными для выявления отклонений.

• Контроль изменений: Управление изменениями в объеме, графике и стоимости проекта с помощью формального процесса контроля изменений.

• Контроль качества: Обеспечение соответствия результатов проекта установленным стандартам качества.

• Мониторинг рисков: Постоянное выявление, анализ и реагирование на риски проекта.

• Управление заинтересованными сторонами: Информирование заинтересованных сторон о ходе проекта и любых изменениях, которые могут их затронуть.

Результаты фазы мониторинга и контроля:

• Отчеты о выполнении

• Журнал изменений

• Измерения контроля качества

• Обновления реестра рисков

• Журнал регистрации проблем

5. Фаза закрытия

Этап закрытия означает завершение проекта. Эта фаза включает в себя завершение всех работ, передачу результатов проекта заказчику и официальное закрытие проекта.

Ключевые действия на этапе закрытия:

• Завершение работ: Убедитесь, что все результаты проекта завершены и соответствуют требуемым стандартам.

• Закрытие контрактов: Завершение и закрытие всех контрактов с поставщиками и продавцами.

• Высвобождение ресурсов: Высвобождение ресурсов проекта и обеспечение их переназначения на другие проекты или задачи.

• Документирование извлеченных уроков: Запись всех уроков, извлеченных в ходе проекта, для улучшения будущих проектов.

• Постпроектная оценка: Проведение итоговой оценки проекта для определения его успешности и выявления областей, требующих улучшения.

• Официальное закрытие: Официальное закрытие проекта путем получения официальной приемки результатов проекта от заказчика и обеспечения выполнения всех административных задач.

Результаты фазы закрытия:

• Итоговый отчет по проекту

• Документ об извлеченных уроках

• Документация по официальной приемке

• Архивные документы проекта

ChetsPMS: Ваш лучший инструмент для управления проектами

Навигация по различным этапам жизненного цикла управления проектами может быть довольно сложной задачей, особенно если у вас много обязанностей. Если процесс управления проектами кажется вам непосильным, подумайте о том, чтобы подписаться на ChetsPMS.

ChetsPMS - это комплексный инструмент управления проектами, интегрированный с CRM и HRM-функциями, которые призваны упростить ваши задачи по управлению проектами. Он позволяет создавать подробные рабочие процессы, разбивая проекты на управляемые задачи. Каждая задача назначается конкретному ресурсу с четким сроком выполнения, что обеспечивает подотчетность и эффективность. Кроме того, вы можете легко планировать встречи с командой, когда это необходимо.

ChetsPMS также оснащен надежными модулями отслеживания проблем, управления продажами, управления лидами, управления клиентами, файловым менеджером, базой знаний и управлением заработной платой, которые помогают быстро выявлять и устранять потенциальные угрозы. Кроме того, это решение способствует беспрепятственному сотрудничеству между членами команды, делая управление проектами более плавным и эффективным. ChetsPMS также предлагает бесплатную пробную версию сроком на 1 год для 5 пользователей. Так зачем ждать, регистрируйтесь прямо сейчас на сайте https://chetspms.com и пользуйтесь инструментом ChetsPMS для успеха вашего бизнеса. 

Заключение

Жизненный цикл управления проектами - это жизненно важная основа, которая помогает руководителям проектов преодолевать все сложности проекта. Понимая и применяя пять фаз - инициация, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, завершение - руководители проектов могут обеспечить хорошую организацию, эффективное управление и успешное завершение проектов.

Каждая фаза играет решающую роль в общем успехе проекта. Фаза инициации закладывает основу, определяя цель и задачи проекта. На этапе планирования создается подробная дорожная карта для выполнения и контроля. Фаза выполнения заключается в достижении результатов проекта, а фаза мониторинга и контроля следит за тем, чтобы проект не сбился с пути и достиг поставленных целей. Наконец, на завершающем этапе проект завершается, все результаты доводятся до конца, а извлеченные уроки документируются.

Придерживаясь этого структурированного подхода, руководители проектов могут значительно повысить шансы на реализацию успешных проектов, которые соответствуют или превосходят ожидания заинтересованных сторон. Независимо от того, управляете ли вы небольшим проектом или крупным и сложным, следование жизненному циклу управления проектами обеспечивает ясность и направление, необходимые для эффективного прохождения каждого этапа. Для дополнительной поддержки и повышения эффективности используйте ChetsPMS - мощный инструмент управления проектами, предназначенный для оптимизации рабочего процесса и улучшения взаимодействия.